В данной статье мы ответим на основные вопросы, возникающие при учете расходов на мобильную связь. Обычно у сотрудников уже есть мобильные телефоны и, принимая на работу нового сотрудника, организация покупает ему новую SIM-карту или может использовать имеющийся у сотрудника номер.

Учет новой SIM-карты

При покупке новой SIM-карты затраты на нее следует учитывать в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как расходы на оплату услуг связи (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ и п. 5, 7 ПБУ 10/99). Однако если стартовый платеж в полной сумме поступает на лицевой счет абонента, стоимость самой SIM-карты и услуг по подключению равна нулю, а вся уплаченная сумма не что иное, как аванс. Абонент использует его по мере оказания ему услуг сотовой связи. А если на лицевой счет абонента зачисляется лишь часть первоначального платежа, тогда разница между суммой, уплаченной при подключении сотового телефона, и суммой, поступившей на лицевой счет, признается стоимостью приобретения SIM-карты и может быть принята к учету в составе МПЗ.

Пример 1

ООО «Надежда» приобрело SIM-карту стоимостью 472 руб. (в том числе НДС – 72 руб.), из которых 236 руб. (в том числе НДС – 36 руб.) зачисляются на счет, в качестве предоплаты.

В бухучете были сделаны проводки:

ДЕБЕТ 60 субсчет «Авансы выданные»    КРЕДИТ 51

– 472 руб. – перечислена сумма аванса, уплаченного при приобретении SIM-карты;

ДЕБЕТ 10    КРЕДИТ 60

–  200 руб. – принята к учету в составе МПЗ SIM-карта;

ДЕБЕТ 19    КРЕДИТ 60

– 36 руб. – выделена сумма НДС SIM-карты;

ДЕБЕТ 60    КРЕДИТ 60 субсчет «Авансы выданные»

– 236 руб. – зачтена сумма предоплаты;

ДЕБЕТ 44    КРЕДИТ 10

– 200 руб. – списана на расходы стоимость SIM-карты.

Если договор с сотовым оператором на подключение телефона заключен на конкретный срок, расходы на приобретение SIM-карты учитываются равномерно в течение периода действия договора (п. 1 ст. 272 НК РФ). Обычно операторы сотовой связи не ограничивают срок действия подключенной SIM-карты, и организация самостоятельно распределяет расходы. Для этого в учетной политике оговаривается срок, в течение которого фирма будет их учитывать. Так, затраты, произведенные организацией в отчетном периоде, но относящиеся к следующим отчетным периодам, отражаются в бухгалтерском балансе отдельной статьей как расходы будущих периодов. Для этого используется одноименный счет 97. Стоимость приобретенной SIM-карты учитывается по дебету этого счета.

Используем SIM-карту сотрудника

Если организация для производственной необходимости ведет переговоры с телефонного номера, который зарегистрирован на работника, в таком случае организация может возместить работнику служебные разговоры с его мобильного телефона и включить это возмещение в расходы для целей налогообложения. Условие о том, что работник использует личный сотовый телефон для исполнения своих должностных обязанностей, может быть внесено в трудовой договор (ст. 188 ТК РФ).

Для выплаты компенсации организации следует иметь следующие документы:

– заявление работника;

– копия договора работника с сотовой компанией об оказании услуг связи;

– копии документов (или их оригиналы), подтверждающие расходы, понесенные работником при использовании имущества в служебных целях (детализированный отчет оператора сотовой связи, выписанный на имя работника, с расшифровкой исходящих звонков и стоимостью каждого разговора);

– отчет работника о звонках служебного характера с указанием контрагентов, с которыми он связывался по личному мобильному телефону.

Желательно, чтобы эти телефоны встречались в других документах организации (деловой переписке, договорах и т. д.).

При наличии всех документов организация может признать расходами суммы возмещения (компенсации) работнику служебных звонков (письмо УФНС России по г. Москве от 20 сентября 2006 г. № 20-12/83834.1). Такая же позиция контролирующих органов изложена в письмах УФНС России по г. Москве от 20 сентября 2006 г. № 20-12/83834.2, Минфина России от 2 марта 2006 г. № 03-05-01-04/43.

Согласно письму Минфина России от 2 марта 2006 г. № 03-05-01-04/43, компенсационные выплаты не облагаются НДФЛ и ЕСН, так как не являются доходом сотрудника.

Согласно пункту 2 статьи 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ, объектом обложения страховыми взносами и базой для их начисления являются объект налогообложения и налоговая база по единому социальному налогу, установленные главой 24 НК РФ. Поэтому, на сумму компенсации за использование личного сотового телефона страховые взносы на обязательное пенсионное страхование начисляться не должны.

Если документов, подтверждающих производственный характер разговоров работника по личному мобильному телефону, нет, то такие затраты должны быть признаны в составе прочих расходов на счете 91, не учитываемых для целей исчисления налога на прибыль (п. 49 ст. 270 НК РФ).

Учитываем расходы на услуги сотовой связи

В соответствии со статьей 247 НК РФ прибылью для российских организаций признаются полученные доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов, определенных в порядке, установленном главой 25 НК РФ.

В статье 252 НК РФ определено, что расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. Кроме того, расходы должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Согласно пункту 25 статьи 264 НК РФ при определении налоговой базы в числе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, подлежат учету затраты на оплату услуг связи при выполнении указанных выше условий.

Таким образом, для отнесения на уменьшение налоговой базы расходов по мобильной связи необходимо документальное подтверждение экономической обоснованности этих расходов. К таким документам могут быть отнесены:

– счет оператора связи, выставляемый за соответствующий расчетный период. Причем такой счет должен содержать детализацию общей суммы платежа (номера всех телефонов абонентов, с которыми велись переговоры с данного телефона, коды городов (стран), дату и время переговоров, продолжительность и стоимость каждого разговора). Такая позиция неоднократно высказывалась Минфином России (см. письма от 7 декабря 2005 г. № 03-03-04/1/418 и от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15, а также письмо УФНС по г. Москве от 19 октября 2005 г. № 20-12/75319);

– договоры с операторами на оказание услуг сотовой связи, в которых оговорены все существенные условия;

– приказы по организации, утверждающие списки работников (должностей), которым в силу их должностных обязанностей необходима сотовая связь. В приказах отражаются номера мобильных телефонов и SIM-карт, закрепленных за конкретными сотрудниками;

– должностные инструкции работников, в которых должно быть зафиксировано, что для выполнения трудовых обязанностей сотрудникам необходима сотовая связь. Если в организации в силу каких-либо причин отсутствуют должностные инструкции, необходимость обеспечить работника сотовой связью можно отразить в трудовом или коллективном договоре;

– ведомости передачи работникам SIM-карт, приобретенных организацией;

– иные документы, подтверждающие служебный характер затрат.

Разделение производственных и личных разговоров

Многие работники ведут переговоры и в выходные (праздничные) дни или во время отпуска. Расходы на подобные переговоры организация сможет учесть в целях исчисления налога на прибыль, если подтвердит, что сотрудники пользовались услугами сотовой связи в служебных целях (п. 1 ст. 252 НК РФ). В частности, в письме Минфина России от 7 декабря 2005 г. № 03-03-04/1/418 отмечается, что в случае телефонных переговоров по сотовой связи в производственных целях во время нахождения работника на отдыхе затраты на оплату услуг сотовой связи также могут признаваться расходами для целей налогообложения прибыли.

Во внутренних документах организации можно указать, что сотрудник имеет право пользоваться служебным сотовым телефоном в производственных целях круглосуточно, но в этом случае у сотрудника ненормированный рабочий день, этот факт должен быть отражен в трудовом договоре. Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем фирма вправе закрепить и в другом локальном документе, например в соглашении, правилах внутреннего трудового распорядка, приказе или распоряжении руководителя (ст. 101 ТК РФ).

Для подтверждения производственного характера расходов организация может установить в приказе список базовых номеров, разговоры по которым носят служебный характер. При наличии в списке номеров, не оговоренных в приказе, работник напротив телефонного номера отражает наименование контрагента, с которым велись переговоры, с указанием цели звонка.

Обращаем внимание, что при заключении договора организация может выбрать безлимитный (абонентский) тариф, при котором размер платежа за определенный (расчетный) период является величиной постоянной, не зависящей от объема фактически полученных услуг связи.

Преимущество безлимитного тарифа в том, что личные переговоры работника никак не влияют на сумму расходов организации на обеспечение его мобильной связью. Поэтому в этом случае, если работник пользовался в течение месяца телефоном преимущественно в служебных целях, это может рассматриваться как основание для списания полной суммы ежемесячной платы на расходы (как для целей налогообложения, так и для целей бухучета) – без выделения части расходов, приходящейся на личные звонки.

Однако, по возможности, личные звонки по служебному телефону следует исключить, для этого работника следует под роспись ознакомить с приказом, согласно которому разговоры на личные темы по служебному телефону вестись не должны.

Лимит расходов на связь

В некоторых организациях устанавливают лимит расходов на оплату услуг сотовой связи. Стоимость переговоров в пределах лимита оплачивает компания, а все, что сверх лимита, – работник (изначально счета оплачивает организация, а потом сверхлимитные расходы удерживаются из зарплаты работника или вносятся им в кассу предприятия) (письма Минфина России от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15, от 23 мая 2005 г. № 03-03-01-04/1/275).

Однако необходимо иметь в виду, что если стоимость служебных разговоров будет меньше лимита, установленного организацией работнику, то в расходах для целей налогообложения можно учесть только стоимость служебных разговоров. Причем документы, которые организация должна собрать для подтверждения экономической обоснованности данных расходов, точно такие же, как и в случае, если такого лимита нет.

Личные разговоры работника, стоимость которых не превышает выделенный работнику лимит на связь, организация оплачивает за свой счет, не включая их в расходы для целей налогообложения.

Если в организации установлен лимит расходов на использование сотовой связи, то расходы на связь в целях налогообложения прибыли организация сможет учесть только в пределах установленных норм. Суммы сверх лимита подлежат возмещению теми работниками организации, которые допустили указанное превышение.

Если организация полностью оплачивает счета оператора связи и принимает в качестве расходов услуги связи в полном объеме (после того, как работник возместит организации указанные затраты), то суммы, компенсируемые работниками, включаются во внереализационные доходы организации (письмо Минфина России от 23 мая 2005 г. № 03-03-01-04/1/275).

Установленный организацией лимит расходов за использование сотовой связи на соответствующий расчетный период оператора сотовой связи должен быть предусмотрен в условиях трудового договора с работником, а также в приказе руководителя организации, устанавливающего (помимо лимита расходов) еще и перечень должностей работников, которым в связи с их должностными обязанностями необходимо использовать сотовую связь для работы. Необходимость использования сотовой связи в производственных целях должна быть также закреплена в должностных инструкциях работников.

© "Бухгалтерия и кадры", №10, 2008