Компании обязаны возмещать командированным сотрудникам все расходы, связанные со служебными поездками. Для многих организаций это весьма существенная статья затрат. Чтобы избежать в дальнейшем проблем с учетом данных расходов, предприятия должны еще перед отъездом сотрудника в командировку оформить целый ряд документов. Для некоторых из них предусмотрены унифицированные бланки. Другие составляют в произвольной форме. Но это их значимость нисколько не уменьшает.

Направление сотрудника в командировку сопровождается оформлением сразу нескольких документов. Так, постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 для этих целей предусмотрены:

– приказ (распоряжение) о направлении в командировку (форма № Т-9 или Т-9 а, если командируют сразу нескольких сотрудников);

– командировочное удостоверение (форма № Т-10);

– служебное задание и отчет о его выполнении (форма № Т-10а).

Кроме того, в компании должен быть некий документ, устанавливающий размеры суточных. В статье 168 ТК РФ сказано, что это может быть коллективный договор или же локальный нормативный акт. Например, приказ руководителя либо Положение о командировках.

Все начинается с задания…

… а заканчивается кратким отчетом о его выполнении. Как мы уже отметили, и для того и для другого предусмотрен один и тот же документ – форма № Т-10а.

В служебном задании помимо собственно цели поездки указывают также срок и место командирования сотрудника. Документ нужно составлять таким образом, чтобы у проверяющих не возникало никаких сомнений в производственном характере поездки, а у компании соответственно – проблем с учетом затрат при расчете налога на прибыль.

Форму № Т-10а подписывает начальник подразделения и утверждает руководитель организации.

Вернувшись из командировки, сотрудник должен в форме № Т-10а написать краткий отчет о проделанной работе. Скажем, если работник должен был подписать договор, в отчете нужно указать, удалось это ему или же переговоры не увенчались успехом.

Начальник подразделения, сотрудник которого был командирован, должен дать заключение о достижении поставленных целей.

Не секрет, что далеко не всегда командированному удается выполнить служебное задание. Но, несмотря на это, фирма, конечно же, обязана возместить сотруднику все расходы, связанные со служебной поездкой. На наш взгляд, то, что поставленные задачи не были выполнены, вовсе не помеха для включения расходов на командировку в налоговую себестоимость. Главное, чтобы цель поездки носила производственный характер.

Судьи отмечают, что отсутствие подписанных договоров и протоколов о намерениях не свидетельствует о необоснованности командировочных расходов

Однако инспекторы считают иначе. Но судьи на стороне организаций. Они отмечают, что отсутствие подписанных договоров и протоколов о намерениях не свидетельствует о необоснованности командировочных расходов (см., например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 26 декабря 2005 г. № А44-2051/2005-9, ФАС Московского округа от 25 сентября 2007 г. № КА-А40/9510-07).

Нужно ли удостоверение?

Служебное задание, утвержденное руководителем, является основанием для составления приказа о командировке. В этом документе указывают, какой сотрудник, куда, когда, на какой срок и с какой целью направляется. Но аналогичные сведения нужно приводить и в командировочном удостоверении. А раз формы № Т-10 и Т-9 во многом дублируют друг друга, вправе ли организация ограничиться оформлением лишь одного приказа?

Прежде финансисты считали параллельное составление приказа и удостоверения нецелесообразным. Так, например, в письме от 24 октября 2006 г. № 03-03-04/2/226 Минфин России отметил, что организация может сама установить, какими документами она станет оформлять служебные командировки: «это может быть приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и (или) выдача ему командировочного удостоверения».

Однако на данный момент финансовое ведомство придерживается уже противоположной точки зрения: составлять командировочное удостоверение нужно обязательно (см., например, письма Минфина России от 7 ноября 2007 г. № 03-03-06/2/206, от 23 мая 2007 г. № 03-03-06/2/89). В качестве обоснования финансисты приводят нормы Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР».

Прежде финансисты считали параллельное составление приказа и удостоверения нецелесообразным. Однако на данный момент они придерживаются уже противоположной точки зрения

В пункте 2 Инструкции говорится, что направление сотрудника в служебную поездку оформляется выдачей командировочного удостоверения, но по усмотрению руководителя наряду с этим документом служебную поездку можно оформлять приказом. При этом командировочное удостоверение может не выписываться в случае однодневных командировок.

Исходя из этого, финансисты заключают, что если поездка в сутки не укладывается, без удостоверения не обойтись. Надо сказать, что на практике налоговики всегда придерживались такой точки зрения. И если при проверке им не были представлены командировочные удостоверения, они обычно снимали такие расходы как неподтвержденные. Причем несмотря на то, что о возможности не составлять этот документ Минфин России заявлял еще в письме от 6 декабря 2002 г. № 16-00-16/158.

На наш взгляд, командировочное удостоверение лучше оформлять наряду с приказом. И не только чтобы избежать лишних споров с инспекторами.

У этого документа есть принципиальное отличие от приказа: он показывает не только планируемое, но и фактическое время пребывания в командировке. Ведь в каждом пункте назначения на документе должны быть сделаны отметки о дате прибытия и выбытия, заверенные подписью должностного лица и печатью организации, в которую был откомандирован сотрудник. На необходимость этих отметок нужно обратить особое внимание командированного работника!

У командировочного удостоверения есть принципиальное отличие от приказа: оно показывает не только планируемое, но и фактическое время пребывания в командировке

Но в двух случаях удостоверение все-таки можно не выписывать.

Во-первых, оно, как уже отмечалось, не требуется при однодневных командировках по России.

А во-вторых – если сотрудник направляется за рубеж. В этом случае время нахождения в командировке будет определяться на основании отметок о пересечении границы в паспорте. А если работник командирован в страны, где отсутствует пограничный контроль (например, ему необходимо посетить несколько государств, входящих в Шенгенскую группу), даты пересечения границы можно определять на основании билетов и гостиничных счетов. Такие рекомендации дал Минфин России в письме от 8 сентября 2006 г. № 03-03-04/1/660.

Положение о командировках

Какой документ будет регулировать вопросы, связанные с возмещением командированным сотрудникам затрат на проезд, проживание и выплатой суточных, организации решают сами.

Коллективный договор есть далеко не в каждой организации. Поэтому наиболее распространенный вариант – издание фирмой внутреннего нормативного акта.

Какой именно это будет документ – приказ или Положение о командировках – во многом зависит от специфики деятельности компании.

Когда командировки – редкое явление для фирмы, то, как правило, размер суточных она устанавливает в отношении каждой такой поездки отдельным приказом. Или же просто дополняет этими сведениями унифицированный приказ о командировке.

Если же служебные поездки сотрудников – обычное дело для компании, определять размер суточных применительно к каждой командировке уже проблематично. В таких случаях целесообразно издать один документ, в котором будут установлены суточные и оговорены все нюансы, связанные с возмещением расходов.

В первую очередь в этом документе (будем называть его Положением) нужно установить размеры суточных. Ни минимальной, ни максимальной суммой они законодательно не ограничены. Суточные призваны компенсировать все затраты работников, связанные с проживанием вне дома, в частности на питание. Поэтому их размер даже при поездках в разные регионы нашей страны может различаться. Что уж говорить о загранкомандировках!

В Положении о командировках нужно установить размеры суточных. Ни минимальной, ни максимальной суммой они законодательно не ограничены

Во-вторых, в Положении о командировках могут быть установлены некие рамки для расходов на проезд и проживание. Так, например, компания изначально может ограничить круг сотрудников, которым она согласна оплачивать перелеты бизнес-классом, поездки в СВ или, скажем, проживание в номерах класса «люкс». Минфин России, как следует из письма от 21 апреля 2006 г. № 03-03-04/2/114, не против включения таких повышенных расходов в налоговую себестоимость при условии, что их компенсация предусмотрена внутренними документами фирмы.

Кроме того, в Положении желательно указать, в каких ситуациях компания считает возможным возмещать сотрудникам стоимость проезда на такси. В случае проверки это может стать аргументом при подтверждении экономической обоснованности таких расходов. Ведь только при соблюдении данного требования затраты на такси можно учитывать при расчете налога на прибыль (письмо Минфина России от 19 декабря 2007 г. 03-03-06/4/880).

Третье, о чем следует упомянуть в Положении, – это размеры и порядок возмещения расходов, которые не подтверждены документально. Например, из-за потери билета или, допустим, по причине проживания в частном секторе. Компания может принять решение компенсировать и такие затраты, например, в каком-то минимальном размере.

Кроме того, в Положении может быть указано, какие документы, кем и в какие сроки должны быть оформлены при направлении сотрудника в командировку. Компания может также оговорить сроки и порядок получения аванса, возвращения его остатка и оплаты перерасхода.

Это, конечно, далеко не все моменты, которые целесообразно осветить в Положении. Все зависит от размеров и специфики деятельности фирмы.

© "Бухгалтерия и кадры", №4, 2008